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打造新生报到新理念

数字化报到 一站式服务

我校新生报到实现数字化

一说到新生入校报到,我们每个人的脑海中都会浮现这样的场面:按照指定的顺序,不停地奔跑于学校的各个部门,不断地填写各种表格,还要排着长龙式的队伍……而在2002年清华大学的新生报道现场,你则会看到这样的场面:一排排整齐的计算机,一条条凌而不乱的网线,化解了长龙式的队伍,免去了填表格的繁琐,鼠标轻轻一点,数字渐渐输入,学生就可以对自己的报到流程一清二楚。自由快捷,自助查验,只要在综合体育馆“一站地”,新生就可以办妥所有的入学报到手续。“清华大学迎新系统”在2002年新生报到之际正式投入使用,在全国高校中率先实现了新生报到“数字化”,让新生和家长们切身感受到了“数字化”带来的高效、方便和快捷。

目标:以人为本,一站式服务

“快,方便,不用排队,我办完全部手续用了不到半小时的时间。我记得上大学报到要排很长的队伍,差不多花了一天的时间”,“方便极了,不用填表了,大学报到时要填很多很多的表格,特别麻烦”,“最大的感受就是刚来清华上大学报到,在太阳底下排长队,又累又热,感觉特别不好。这回好多了,不出体育馆大门就把手续全办好了。”由我校计算机与信息管理中心在学校各部门配合下研制开发的清华大学迎新系统,其目标定位就是:以人为本,一站式服务。新生报到“无入口”,不排队,给新生提供方便、高效、一体的入学报到环境和服务。

以前新生报到时,各迎新部门或到指定地点“摆摊”,或留在自家院中,像孤岛一样散落各处,你迎你的,我接我的,彼此之间不能及时联系,更无法了解其它部门的情况。而新生呢,面对复杂的报到流程,也只能在初次相识的校园里跑来跑去,找相关部门办理手续,填写不同的表格,在这儿交完费,又跑到另一处办餐卡,再换个地方办户口,常常出现跑冤枉路,漏办、错办的现象。办妥所有的入学手续,要花掉半天甚至一天的时间,填写的资料也很难保证统一性和准确性。

“老师,我应该先办哪道手续?到哪排队?”“不用排队,没有顺序,大家随便办哪道手续都行”。咨询台的老师热情地解答着每个同学的提问。新推出的迎新系统,让迎新的各部门走出家门,统一到综合体育馆形成圆形的新生报到站。这个报到站没有统一的入口,只有一个出口:学生服务中心。新生无需按顺序,自由流动,哪儿人少就可以先办哪道手续,最后统一到学生服务中心办理住宿,领取被褥和餐卡。然后到所在院系交上通知书,就完成了入校报到,可以入住自己的新家了。

迎新现场每一个部门都开设了多个窗口提供服务。方便快捷的校园网使每一位操作计算机的工作人员都可以共享新生的报到信息,实时办理报到手续。新生可以凭借通知书上的条形码或通知书号码进行“自助查询”,随时了解自己的报到完成情况:如果新生资料在某部门的标识为绿色,表明已完成该部门的报道手续,若标识为红色,则新生还没有到该部门报到。办妥所有的入学报到手续,最快半个小时就完成了。

管理:部处院系“一家亲”

新生报到涉及到招办(本科生和研究生招生办公室)、学生处、教务处、校医院、财务处、社区服务中心、户籍管理科、学生服务中心以及各院系、所等诸多部门。以前,各部门的软硬件条件参差不齐,拥有的新生信息也都是互相独立的,彼此之间呈现“网状(#)”结构,像散落在网上的各个结点,没有中心,相互联系不紧密,也很少沟通,造成学校的管理部门很难对新生资料进行整体掌握。这次投入使用的迎新系统,把学校各相关部处和院系、所置于一个“星状(*)”结构之中,各部处院系结成“一家亲”,像一个大家庭,这个“星状”的中心、大家庭的“司令部”就是注册中心。迎新系统与高考网上招生系统联接起来,直接把招生系统中新生档案资料的所有原始数据完整地引入进来,由注册中心统一协调、审核,同时学校的学生管理系统也与网上招生系统联系起来,从而形成一个完整的数据流,保证了新生信息和数据的一致性和准确性。这样,各部门以迎新工作为枢纽,把学校相关各部处的资料通过整合有机地结合在一起。系统根据各部门的职责分配相应的权限,使各部门能最大限度地共享信息资源,彼此之间互通有无,这就保证了学校管理系统的综合、统一和高效。

未来:个性化服务,E-mail取代通知

此次投入使用的迎新系统由三个部分组成:管理系统(注册中心,各部门和各院系所)、公共查询系统和新生个人查询系统。管理系统为与迎新工作相关的学校各部门及院系、所提供综合、准确、实时的新生信息,实时反映每个新生的报到流程及所有新生的报到总体情况;公共查询系统为学校师生查询新生信息提供方便;个人查询系统是专门为新生提供的,新生在这里可以查询自己的基本信息,了解自己的报到状况,获取与入校后生活学习相关的若干信息,如宿舍地址,电话号码等。这套系统为我校未来数字化校园的个性化服务提供了信息平台。

在报到结束后,每一个新生都会领到一个密码条,这个密码是新生今后在校学习生活的通行证。凭借这个密码,新生可以访问校园网上提供的各种信息资源和应用服务,包括选课系统、电子邮件等;可以进出学校的开放实验室。

 除密码条外,新生在报到的同时还可以获得一个电子邮箱帐号,这是今后学生生活、学习必不可少的工具。在不久的将来,学生们通过收发E-mail享受学校提供的个性化服务:你再也看不到贴到各处的“公共通知”,所有的消息都将通过电子邮件的形式直接发送到学生的个人电子邮箱里,学生们只要打开自己的E-mail信箱,就可以足不出户,对学校相关新信息一览无余了。

 据我校计算中心负责人介绍,建设这样一个系统的关键是学校各部门信息管理的统一、规范。迎新系统的建成并投入使用,标志着我校的学生管理在规范化、数字化方面迈上了一个新的台阶。(顾淑霞)

2002年09月05日 14:45:28  清华新闻网

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