清华大学仪器设备购置管理规定

2010521实验室工作委员会20092010学年度第2次会议通过)

第一章  总则

第一条  为规范学校的仪器设备购置工作,提高投资效益,保障学校教学和科研等工作的顺利进行,促进世界一流大学的建设,依据中华民共和国政府采购法《中央事业单位国有资产管理暂行办法》《高等校仪器设备管办法》等法律法规,结合学校实际,制定本规定。

第二条  本规定适用于学校所属各院系、部处、实验室、研究院(所、室、中心)、后勤服务中心等。具有独立法人资格的学校附属事业单位仪器设备购置管理参照本规定执行。

清华大学附属企业单位、按企业管理的事业单位、与地方政府合建的研究院以及其他从事经营性资产运作机构和单位的仪器设备购置管理不适用本规定。本规定另有明确要求的除外。

本规定所称仪器设备包括:仪器仪表、机电设备、电子设备、工具量具和器皿、文体设备、标本模型、行政办公设备、卫生医疗器械、印刷机械等,以及随同或单独购置的零部件、软件和相关服务等,以下统称设备。实验家具、实验动物、办公家具、试剂、材料、被服装具等其它器材的购置,参照本规定执行。

建设工程、房屋修缮中永久的不可或缺的设备和材料等的购置不适用本规定。

第三条  设备购置管理工作由实验室与设备处归口负责。各单位应确定主管领导,负责本单位的设备购置管理工作。

设备购置工作包括:国家法规政策的研究与贯彻、学校内部制度的建设、论证、审批、采购招标、采购谈判、签订合同、合同执行、代理委托、无偿受赠、租赁、自制、建帐、计划预算、统计检查、档案收集整理、信息化建设等。

第四条  设备购置经费由学校财务处统一管理,分项核算列支。

按计划使用清华大学教育基金会以及深圳清华大学研究院、北京清华工业开发研究院、河北清华发展研究院、浙江清华长三角研究院等四家与地方合办研究院的经费用于学校教学科研设备购置时,应将相应经费转付至清华大学(财务处),或按学校财务处相关规定执行。

使用代管项目设备款由我校为其他单位采购设备时,参照本规定执行。

第五条  设备购置工作遵循公开透明、公平竞争、公正合理和诚实信用等原则。

学校各单位应当优先采购本国货物。学校鼓励各单位自主研制(或改造)教学科研所需的器械、工具、装置或设备。自主研制前应做好技术设计方案的论证。

 

第二章  论证和审批

第六条  各单位购置大型、精密、贵重设备前,应组织可行性和必要性论证。论证评审工作由实验室与设备处负责组织。

第七条  购置单位根据论证评审的结果,通过网上办公系统报批设备购置申请。购置申请按价值,由各单位设备购置主管领导、实验室与设备处处长、主管校领导、校务会议等逐级审批。具体金额标准由实验室与设备处确定并公布。

设备购置(计划)方案有重大变化,须按上述程序重新论证、审批。

第八条  实验室与设备处应根据各单位的采购需求和市场的供应情况,会同购置单位拟定采购方案,包括:采购方式的确定、供货厂商的选择、谈判要点的梳理、成交条件的划定、合同条款的草拟、验收标准的制定、安装条件的准备、到货进度的安排等。

 

第三章  招标和谈判

第九条  学校设备购置一般采用:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等方式。其中,公开招标是主要方式。

在具体设备采购中,购置单位应充分调研,充分比较,研究确定有效的采购方式,维护学校的合法利益。

第十条  设备招标采购工作由仪器设备招标管理办公室负责。

在具体设备招标活动中,招标管理办公室应会同购置单位编制招标文件中的技术规范书和评标标准,并组织售卖招标文件、澄清招标文件、开标、抽选专家和评标、通知中标、编制评标报告等工作。

招标采购的金额标准由学校招标工作领导机构确定,招标管理办公室公布。

按规定必须委托校外机构进行招标或政府采购时,由实验室与设备处代表清华大学与招标机构签订委托协议。实验室与设备处和购置单位应配合招标机构工作完成相应工作。

第十一条  规定要求以招标方式采购的,由于各种原因拟按非招标方式采购时,必须报批。免招标申请批准后,采购活动一般应按竞争性谈判方式进行。

第十二条  采购价值10万(含)元以上的设备须组织谈判小组。谈判小组一般由实验室与设备处专职人员和购置单位专家共35人组成,负责设备采购的技术和商务谈判,并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

谈判结果由实验室与设备处和购置单位共同商定并签字确认。重大设备需报主管校领导审定。

第十三条  采购合同由供应商、实验室与设备处和购置单位共同拟定。合同内容应当具体确定,合同必要条款详尽,一般应包括:设备名称、配置清单及数量、验收标准、售后服务、成交总价、付款方式和交货时间、安装条件要求等。

第十四条  国内采购合同由实验室与设备处代表清华大学签订;国外采购合同(又称外贸合同)由实验室与设备处委托外贸公司代表学校对外签订。学校其他单位不得对外签订或委托签订设备采购合同。

购买价值5万(含)元以上的设备必须签订书面合同。

 

第四章  合同执行

第十五条  请款、接货、安装、调试、验收、报销等合同执行工作由各购置单位具体负责,实验室与设备处予以协助。

第十六条  购置单位应按采购合同条款要求,及时到学校财务处办理请款手续,并由财务处将货款支付卖方或外贸公司。

总计支付款项5万(含)元以上的设备采购,(每次)办理请款手续必须提供购置审批表和采购合同。

国库(集中)支付工作由财务处按国家财政部相关规定办理。

第十七条  设备安装调试工作一般由供应商工程师负责。应供应商请求,购置单位工程技术人员可以给予协助。

购置单位应在设备到货前,按合同要求准备好安装运行条件。

第十八条  金额10万(含)元以上的设备到货后应及时组织验收,验收由购置单位专家组成的验收小组负责。合同金额100万(含)元以上的,实验室与设备处应指派人员参加验收小组。供应商要求指派人员参加验收小组时,其人数不得超过1/3。验收工作一般应在设备到校后60天内完成。

验收小组负责的技术验收工作内容包括:外观检查、开箱清点、安装调试、试运行、逐项测试技术指标、签署验收报告等。

第十九条  凡数量、质量或技术指标达不到合同规定的,购置单位或验收小组应及时书面报实验室与设备处。实验室与设备处会同购置单位拟定验收问题解决或索赔方案,并代表清华大学对外交涉:

(一)与供应商协商一致时,双方签署验收备忘录,由供应商承担返修、换货或/和赔偿等合同规定的义务。

(二)如双方对验收结论有异议,应联系国家质检机构进行检验公证,并凭证索赔。

外观质量、规格、数量等方面的索赔期一般为货物到校后3个月内,内在质量方面的索赔期一般为合同规定的质量保证期。

质保期内设备运行异常时,仍可以要求供应商维修、返修及赔偿。

第二十条  国家法律规章要求必须由商检机构检验的(特种)设备,未经相关机构登记或检验前,不得安装验收使用。

自制或改造的设备投入使用前应组织验收鉴定。

 

第五章  进出口工作

第二十一条  实验室与设备处归口负责组织学校货物(含设备)的进出口,包括国外采购、无偿捐赠、以及零星物品的进口和出口等。

第二十二条  具体外贸业务由实验室与设备处委托的外贸公司负责办理。双方签订委托协议,明确委托事项和责任。外贸业务一般包括:国外采购合同的签订、最终用户声明、进口许可申请、减免税申请、换汇付款、国际运输和保险、清关送货、检验检疫、财务结算、索赔与仲裁等。

实验室与设备处和购置单位应配合外贸公司完成相应工作。

第二十三条  实验室与设备处负责对货物进口减免税申请进行初审,并组织申报。免税申请和审批应在货物抵达口岸前办结。

按国家海关规定不享受减免税优惠的,实验室与设备处应做好解释工作,并由购置单位决定交税进口或改选本国货物。

在海关监管期限内的减免税货物,各单位应加强管理,不得擅自出售转让、移作他用,并按规定每年通过学校向海关报告其使用状况。

第二十四条  校内单位接受国外机构或个人捐赠货物,受赠单位应及时提交相关材料,由实验室与设备处办理捐赠货物的进口许可和免税申请等手续。一般应在进口申请批准(30天左右)后,再通知国外机构发货。收货工作由实验室与设备处协助受赠单位办理。

各单位联系接受捐赠应遵守国家限制或禁止进口货物相关规定。

第二十五条  进口大型精密设备,需要出国考察、监造、装运前预检验、生产现场技术培训等,须在签约前报实验室与设备处审核,主管校领导批准。未经批准不得擅自与外商洽谈相关事项。

 

第六章  附则

第二十六条  设备购置过程结束后,应及时收集整理相关商务和技术资料并存档。商务档案存实验室与设备处,技术档案存各购置单位,重要设备的商务技术档案同时存学校档案馆。

设备档案的保存期限为从验收合格之日起至少15年。

第二十七条  购置单位应按学校仪器设备方面有关管理规定,凭采购发票及时建固定资产帐,完成财务报销,并负责设备日常使用管理。

自制的具有独立功能的设备,应整体建帐。非独立功能的器械、工具、装置等,应在其常用设备上增值。

国内国外赠送的货物,均属于学校资产,到校后受赠单位负责及时建帐。

第二十八条  各单位应制定措施充分发挥本单位大型设备的使用效益。学校设立开放基金,校内用户和大型机组可按学校实验室开放基金管理有关规定申请资助。按学校有关规定,对大型仪器设备使用效益进行评价并奖励。

第二十九条  涉及特种设备、放射源和射线装置、危险化学品、实验生物等涉及人身和环境公共安全的物品,购置和管理单位应重视技术安全工作,遵守学校技术安全方面有关管理规定。

第三十条  学校对按期、按质圆满完成设备购置和管理任务的单位和个人给予表彰和奖励。

对职能部门和设备购置使用管理单位因失职影响工作,甚至造成损失的,追究当事人责任及单位负责人的领导责任。

第三十一条  本规定由实验室与设备处负责解释。

第三十二条  本规定自通过之日起执行。