清华大学仪器设备技术档案工作的规定

为了贯彻《中华人民共和国档案法》和《清华大学科学技术档案工作规定》,加强大型仪器设备的技术档案建设与管理,做好基础性管理工作,进一步加强仪器设备管理和维护,更好地为学校的教学、科研服务,特制定仪器设备技术档案工作的规定。

 

一、总则

仪器设备技术档案是学校在仪器设备的购置过程中的购置计划论证、订货合同的签定、接货验收、建账等工作形成的应归档保存的仪器设备的技术资料。包括:仪器设备购置计划;仪器设备功能、技术指标资料;专家组论证意见;学校审批意见、验收记录;订货合同;索赔资料及运行管理办法和安全操作使用规程等内容的文字材料、图纸、记录、照片、光盘、录相带等。

各院、系对仪器设备技术档案的建设应加强领导,切实纳入项目建设、仪器设备建设与管理工作之中。仪器设备使用管理人员负责归档工作,做到收集齐全、系统、整理到位、使仪器设备技术档案完整、准确、系统、安全和有效。

 

二、组织领导

仪器设备技术档案按照学校统一领导、分级归档、妥善保管、充分利用的原则。学校档案馆负责仪器设备技术档案工作的业务指导、监督和检查,实验室与设备处负责统一组织实施,各院、系一名领导负责按项目或实验室组织系统收集管理工作,各项目或仪器负责人具体落实档案的材料收集、整理、编辑和归档保存工作。各级档案管理人员负责仪器设备技术档案管理,督促建档工作、负责档案的安全保管、开放使用和维护工作。

仪器设备技术档案管理工作要职责明确、落实到人,并注意督促检查。

 

三、仪器设备技术归档范围和管理

仪器设备技术档案包括:

   学校仪器设备年度增加、减少变动情况汇总表;

  院、系大型项目仪器设备购置计划及执行工作总结;

  仪器设备的管理工作有关政策与文件;学校的相关规章制度等文件,设备工作计划、报告、总结、调查材料;学校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复;学校有关仪器设备业务工作的综合性统计材料;

  大型仪器设备(一般单价在10万元以上)技术档案内容包括:《清华大学购置仪器设备审批表》第一联、订货合同、装箱单及验收清点记录、表观检查记录、产品说明书及随机的全部技术资料、技术验收记录和技术验收报告;商检、索赔过程中文件资料及调试运行记录;

  大型仪器设备技术档案的归档与保存管理:仪器设备技术档案中第一项至第三项由实验室与设备处组织汇总后送档案馆保存;≥40万元的大型仪器设备由院、系建档,转送实验室与设备处管理与保存,≤40万元的大型仪器设备的技术档案由机组管理与保存;

  自制仪器设备技术档案除按上述④、⑤要求办理之外,还要包括:自制仪器设备设计、试制过程中数据、图纸及文字材料。项目验收和仪器设备验收时提供仪器设备档案材料并按上述要求归档管理与保存。

 

四、注意事项

归档的材料要求真实、能够保存,案卷整理规范,便于查阅使用。

清华大学仪器设备技术档案工作的规定自200391日执行,由实验室与设备处负责解释。

 

实验室与设备处

20037

附件:购置、赠送仪器设备技术档案.doc